En
bref
Dans
une première approche, l’e-procurement, ou gestion électronique des
achats, consiste à dématérialiser les flux d’informations relatifs
aux circuits d’approvisionnements d’une entreprise. C’est à dire,
à remplacer les formulaires papier traditionnels des services achats
(formulaires, bon de commande, fax, ...), par des documents numérisés
et échangés via l’Internet.
En
seconde approche, l’e-procurement peut être considéré comme une
extension des progiciels de gestion intégré (ERP), permettant
notamment de suivre une commande, ou de vérifier la disponibilité
d’une pièce en stock.
Stratégiques
ou non, négociables ou non ... Tous les achats effectués par une
entreprise sont à priori « e-procurables ». Certains de ces
achats pourront être réalisés par l’intermédiaire d’une place de
marché, d’autres en consultant des catalogues en ligne. Seule limite
à l’ e-procurement : les coûts nécessaires à sa mise en
place, ne doivent pas se révéler disproportionnés par rapport aux
gains que peut générer un tel système.
Les
gains
L’e-procurement
permet tout d’abord de réduire les délais d’approvisionnement. Il
permet également de rendre les transactions plus conviviales,
utilisables par tous, et d’ouvrir ainsi la fonction achat aux
utilisateurs finaux. Mais cette nouvelle méthode de s’approvisionner
génère surtout une économie de 5 à 7% sur les commandes passées.
Cette réduction des coûts provient notamment de la diminution du
nombre de personnes nécessaires au traitement d’une commande, mais également
de la centralisation et de la globalisation des approvisionnements. Plus
aucun achat n’est en effet négocié au coup par coup d’une manière
anarchique.
Combien
ça coûte
Le coût
pour la mise en place d’un système d’e-procurement dépend de
l’ampleur du projet et du volume d’achats à traiter. Il peut
cependant se décomposer en quatre parties (hors budget de
fonctionnement). 30 % pour la technologie, 20 % pour la gestion du
projet, 25 % pour la formation du personnel, et 25 % pour la fabrication
du catalogue.
Le
marché
D’après
une étude réalisée par le journal Industries et Techniques sur
les méthodes d’approvisionnement des entreprises françaises, il
ressort que 71% d’entre elles considèrent que l’Internet a eu un
impact important, voir très important sur la fonction achat. 36 %
utilisent déjà l’Internet pour s’approvisionner, et 36% pensent
l’utiliser dans le courant de l’année. Enfin, 92 % de celles qui
achètent déjà en ligne passent moins de 20 % de leur commandes sur la
Toile, seulement 2 % plus de 50 %.
Ils
ont dit
«Attention
à ne pas restreindre l’e-procurement aux seuls achats de fournitures
destinées aux services généraux ! Cette nouvelle méthode de
s’approvisionner doit toucher l’ensemble des transactions d’une
société. »
« L’E.D.I
est un moyen d’échange de données propriétaire, ce n’est pas de
l’e-procurement. »
« Cinq
à sept pour cent d’économies réalisées sur les achats grâce
à l’e-procurement représentent un pour cent du chiffre
d’affaires d’une société… Ce sont des enjeux qui parlent. »
« Il ne
faut pas perdre de vue l’aspect qualitatif lors de la mise en place
d’un système d’e-procurement. Car cette nouvelle méthode
d’acheter impacte directement sur le coté organisationnel
d’une entreprise. »
« Ce
qui m’intéresse le plus dans un projet d’e-procurement, c’est
l’occasion de pouvoir revoir l’organisation de mes achats. »
« Les
projets d’e-procurement qui marchent sont ceux où la fonction achat
est partie prenante »
« A
son premier niveau, l’e-procurement n’est rien d’autre qu’un
tuyau ! Mais aujourd’hui, toutes les fonctions sophistiquées des
services achat ont été intégrées à ces systèmes. »
« La
difficulté dans la mise en place d’un système d’e-procurement réside
notamment dans la complexité, pour les fournisseurs, de mettre en place
des catalogues. Certains projets ont ainsi généré plus de travail que
d’économies… »
« Pour
que nous sélectionnons un fournisseur, il faut qu’il développe son
catalogue, sous notre format. »
« Nous
avons dû développer tous nos catalogues en interne, car nous n’avons
trouvé personne pour le faire. »
« Grâce
à l’e-procurement le prix de traitement d’une commande est passé
de 100, à 30 € ! »
« Nous
disposons désormais dans notre catalogue en ligne de gommes et de
crayons, mais également des téléphones portables et de valves pour la
maintenance de nos moyens de production…Ce que nous trouvons de plus
intéressant dans cette démarche c’est que l’utilisateur final peut
désormais acheter en toute liberté tout ce dont il a besoin. »
